A situação ambiental que temos estado a viver nos últimos anos tem sido cada vez mais alarmante. Os picos meteorológicos, a escassez de recursos naturais, os efeitos da poluição bem como inúmeros outros tópicos são questões que já não passam despercebidas na sociedade. Gradualmente, tem se notado o crescente esforço para reverter a gravidade da situação e atenuar o impacto ambiental, quer seja nas empresas como nos domicílios.

Paralelamente, as pessoas começam a escolher os produtos e as marcas que estão de acordo com os valores da sustentabilidade e alinhados com esta visão de urgência para melhorar o cenário atual do planeta. Deste modo, tornou-se imperativo para as marcas adotar também valores mais sustentáveis e, consequentemente, práticas que refletem esta ideologia, tanto nos seus processos de produção, nos parceiros e fornecedores escolhidos, como também em políticas de consciencialização.

Por conseguinte, planear e organizar eventos não é exceção nem pode fugir à regra, o que significa que cada aspeto e cada detalhe devem ser enquadrados nesta visão. Se está a organizar um evento, saiba que há muitas práticas sustentáveis que pode implementar e, assim, dar o exemplo de como ir em direção a uma economia global mais sustentável. Adicionalmente, estará a acrescentar valor perante o seu público e a fortalecer a confiança deste em si.

Confira as dicas que temos para organizar eventos mais sustentáveis e como as pode implementar nas suas próximas ações:

Decoração:

No que toca à decoração, muito pode ser discutido. Optar por uma decoração minimalista evita o desperdício de resíduos que apenas serviriam o único propósito do evento e também permite alocar os custos que lhe estavam destinados a outros aspetos do evento. Pode também reutilizar a decoração de eventos anteriores, dando-lhe uma nova finalidade neste novo evento, ou pode ainda alugar os elementos decorativos sendo que assim sabe que a decoração foi e será reutilizada várias vezes.

Digitalização do evento:

Evitar a impressão de papel e diminuir o seu desperdício - pois maior parte é descartado após o evento - é possível através da tecnologia. Para isso, pode distribuir pelo espaço do evento LCDs com flyers digitais, ePosters ou o programa, o que permite às pessoas terem acesso à informação necessária durante o evento. Pode ainda desenvolver uma aplicação/site, totalmente feitos à medida e com toda a informação necessária, desde o programa, aos oradores, localização das conferências ou dos Posters científicos, bem como flyers e informação relevante a que o participante tem acesso na palma da mão.

Convites e Check-in digitais:

Também através da tecnologia pode evitar o desperdício de mais papel ao tratar do envio de convites, gestão de inscrições e acreditação dos convidados digitalmente. O envio manual de convites é uma tarefa que, não só consome bastante tempo, como também não permite focar a atenção noutros aspetos mais importantes do evento. Automatize o envio dos convites, num email personalizado à medida do evento ou da marca, para a base de dados de convidados, num link direto para o site de inscrição. Faça facilmente a gestão dos convidados confirmados, envie lembretes para quem ainda não se inscreveu, e assim, garanta o máximo de adesão.

Para completar a solução, pode ainda enviar QR Codes aos participantes o que lhe irá permitir, no dia do evento, ter um processo de acreditação eletrónico rápido, fluído e eficaz, evitando, assim, as listas em papel e as filas de espera. Saiba mais sobre a gestão de convites e check-in digital aqui.

Badges reciclados, de sementes ou biodegradáveis:

Para melhorar a experiência dos convidados e acrescentar valor à sua marca pode substituir os badges de papel normal por badges com sementes de plantas. Escolha sementes que as pessoas vão querer definitivamente semear e, assim, dão uma nova vida a algo que apenas servia um propósito limitado durante o período do evento. Outra opção é optar por badges reciclados e/ou biodegradáveis, o que permite diminuir o impacto ambiental dos badges e consequentemente do seu evento.

Merchandising:

Todas as marcas adoram distribuir merchandising com as suas cores e logótipo nos seus eventos ou naqueles que patrocinam. E de facto as pessoas adoram recebê-los. No entanto, a realidade é que muitos dos brindes que são entregues perdem o seu propósito ou acabam por não ser utilizados pois têm todos a mesma função - canetas, blocos de notas, garrafas, entre outros; o que acaba por indiretamente causar impacto ambiental e não é uma opção sustentável. A verdade é que em alguns eventos faz sentido entregar merchandising aos participantes, como em conferências ou congressos, para que estes possam fazer apontamentos necessários, todavia, pode contornar esta situação ao ser consciente na quantidade de merchandising que manda produzir e ao escolher os objetos que realmente fazem sentido para o tipo de evento, pode ainda fazer escolhas mais sustentáveis como escolher produtos reciclados e evitar o plástico. Dica bónus: opte por objetos para merchandising que são realmente úteis e as pessoas vão queres usar, algo que é pouco comum e interessante.

Gostou das nossas dicas para um evento mais sustentável?

Pequenos detalhes que pode pôr em prática tanto na organização como durante o seu evento, mesmo que não pareça que não têm impacto no ambiente, estão a contribuir para um futuro mais sustentável, a consciencializar todas as pessoas envolvidas bem como a gerar valor perante o participante.

No final de contas, são apenas pequenas decisões e trocas mais inteligentes, que não têm impacto no orçamento da empresa, mas que impactam o ambiente positivamente.